グループ内の責任者が集まる会に出席をしました。
その中で事例や実績を報告する時間があるのですが、業務改善の一環としてコミュニケーションをはかることで残業時間が短縮しました。みたいな報告がそれなりにあります。
事務職は現場に行かない（知らない）で現場の看護介護と上手くいかないとよく言われています。
ぼくも「コミュニケーションを取ることでお互いの理解が深まり業務効率が上がる。」という結論には反論するつもりはありません。
しかし、コミュニケーションを取るための方法はもっとたくさんあるよなーと感じたので書いてみたいと思います。
会議、打ち合わせ、ミーティング。言い方はいろいろあるけれど
よく言われているのは、会議＝「決定」ミーティング＝「確認」打ち合わせ＝「相談」です。ほかにもカンファレンス、委員会、面談、1on1などあります。
個人的にはどんな言い方でも構いません。
ビジネスで言われるホウレンソウの報告と連絡と相談。報告する場所はなんて言うのか。連絡する場は何て言うのか。気にしても仕方がありません。
会議をすること＝コミュニケーションを取ることでが大事なのではありません。
ここを間違えてしまうとコミュニケーションを取ることで他部署との関係性が良くなるのが目的となってしまいます。
目的は他部署とコミュニケーションをすることではない
今回の場合であれば目的（最終的なゴール）は業務改善で残業時間を減らすことになります。
- 正解：残業時間を減らすために他部署とコミュニケーションを取る
- 間違い：コミュニケーションを取ることで残業時間を減らす
同じような感じもしますがアプローチの仕方が大きく異なります。
「目的」と「手段」については多くのビジネス書に書いてあります。自分の働いている会社でも全く同じことが起こっていました。
残業時間削減のためのコミュニケーションなら会議は不要でしょ
カンファレンスに出席して残業時間が減りました。朝礼や申し送りに参加して残業時間が減りました。みたいな報告が多くて飽きてしまったと言う話になります。
最初にも書いたようにコミュニケーションを取ることでお互いの理解が深まり業務効率が上がることは否定しておりません。
しかし、お互いの理解を深めるにまどろっこしいことをする必要はありません。
毎日フロアに言って話をするだけで良いのです。用事がなくてもラウンドをする（散歩）。用事があれば事務所に呼ぶのではなく自分から行く。
それだけ。
本日のまとめ
責任者会議での報告に疑問を感じた点を書いてみました。今回も取り組みと結果については素晴らしいと思っています。
この取り組みがルーティンとなり形骸化していく可能性もあるでしょう。
目的を見誤らないこと。コミュニケーションを取るのが目的ではなく、残業時間を減らすのが目的。
ぼくも注意していきます。自戒の念を込めて。