公務員の仕事方法が生産性のカケラも無かったので反面教師にする。

公務員の仕事方法医療事務の働き方
この記事は約4分で読めます。

病院で働いていると役所と連携をする機会があります。

保険証などの基本的なところから、消防などの防災関連や食中毒や結核など保健所関係など多岐に渡ります。

全部の公務員が悪いなんて思いませんが、先日やりとりした件はとても非効率的なものでしたのでここに書いておきます。

個人的にはムダだなー。

仕事の方法を考えたら良いのに!

なんて考えたりもしました。

まぁ、ほかの会社の事務作業方法なんて知らんけどね。税金が正しく使われてくれれば良いのだけど。

今日は公務員の仕事方法が生産性のカケラも無かったと言う話です。

簡単に書いてしまうと反面教師にしてさっさと帰りましょう。って話です。

役所からのアンケート調査依頼の回収方法について

簡単に概要を書くと

  1. 役所からアンケート調査の依頼がメールでありました
  2. 役所お得意の開封パスワード別メールです
  3. アンケートはワードで作成してありました
  4. 項目数はそれなりに多かったです。1〜4の選択方式
  5. 記載後FAXで返送
  6. 内容について電話で問い合わせがある

こんな感じです。

今回は酷かったですが、多くが似たようなものです。

ほんの
ほんの

これで公務員側は郵送での依頼をメールにしたことで経費削減しました。とか言うんですよ。

それでは一つ一つ書いておきましょう。

開封パスワードは無意味だよね。

今回はアンケート調査の依頼なんですよね。

保護する情報なんて何もありません。開封しても何も書かれていないアンケートなので…。

役所のメールソフトの仕様なのかもしれませんね。

それなら。『なぜこれって変じゃない?』と誰も言わないのでしょうか。それは公務員だからですね。生産性なんて考える必要がないから。

そもそも別メールで送ることでセキュリティーが高まるのか?という疑問もありますね。

パスワードは別メールとググったらITメディアの記事がトップにありました。

以下リンク貼っておきます。

「パスワードだけ別メールで送れば安全」、それってホント?

選択式のアンケートをワードで作成する必要性はなんだろう

文章系のアンケートならワードでも良いのかもしれませんが、今回のアンケートは選択式でした。集計することを考えればエクセルの方が圧倒的に便利です。

どんな理由があるのかぼくにはわかりませんでした。

これも役所のルールがあるのかもしれませんね。「民間企業へ提出するアンケートはワードで作成するに限る」みたいなもの。

もしくは役所のオフィスソフトはワードしか使用できないのかもしれません。

紙出力してFAXで返送するなんて間違っている。

最初は何にも書いていないアンケートを別メールでパスワードつけて送るのに記載後はFAXで送信。

これは意味不明です。擁護できない。内容的にはFAXでも問題ないものですが…

そして!FAXを受け取った役所の職員が手作業で集計するんですよ。

FAXで回収しているのですからね。

ぼくなら考えただけでも嫌です。多くの医療機関から送られてくるFAX紙を一つ一つ確認しながら集計するなんて!そのコストはどう考えているの?

紙はいつまで保管する必要があるの?

あーどうしましょ。

極めつけはコレ。電話で内容確認をしてくる。

仕事中に利益にならないことに時間を割かれるのはムダでしかないと思う派です。

これまでの流れだけでも多くの文句を言いたかったけど最後の最後は電話での確認です。

アンケートに書いたよ!!

これも役所のルールなのかもしれませんね。

「FAXで受け取った内容については電話で確認すること」

こんなことをしていたらいくら人を増やしても問題は解決しません

ぼくは民間企業なのでどうしても利益が必要になってきます。

病院といえど利益を生まないとやって行くことはできません。なので最小限の工数で最大限の結果・利益が出るようにしないといけません。

コスト面でも健康面でも残業は減らして行くべきだし、働いた分以上の結果は出して欲しい。長時間残業は良いことなんて一つもありませんからね。

人が倍に増えても生産性は倍になりません。

工場などのブルーワーカーであれば仕事量が多くなれば人を増やして対応すれば少しは対応できます。でもこれには「やるべきこと」が明確になっている場合で一定の条件があります。

いきなり人数だけ集めても無駄な人員がいるだけになってしまいます。これは事務作業でも同じことが言えます。そもそも最近は人が集まりませんからね。

作業フローが固まっていない状態で忙しいからと言って人を増やしても根本的な問題解決にはなりません

本日のまとめ

人は成長の為にはある程度の負荷は必要です。バットは振らないとヒットは生まれません。

本当は自発的にバットを振り、筋トレを行える人がベストなんですが、そんな人はなかなかいませんからねぇ。なので上に立つ人は最適なスピードで成長できるように導いてあげる必要があります。

まずは何が問題なのか。本当に必要なのは増員なのか。考えていく必要があります。

一つ一つは小さい事かもしれませんが結果としては大きな差になってきます。スピード感は大事です。ムダなことはドンドン減らしてスリムな体制を作っていきましょう。

「今までと同じでしょ」「それは他院でもやっている。」なんて言い出したら思考停止ですね。
ぼくは普段から多くの発言をします。不明点は「わからない」と言いますし、問題点は「修正したほうがいい」と言います。しかし会議などで発言をすると高確率で「今まではこうやってきた」とか「今までと同じように」なんて諸先輩方からの反論があります。それだけでもストレスなのに先日の会議では「ほかの病院...
医療事務なんだからプライベート充実していい。睡眠時間あっていい。
医療事務は病院の中でも特殊なポジションなんですよね。医療機関で働いているのは「医師」「看護師」「放射線技師」「リハビリ」「介護士」など多くの人が国家資格を有しています。みんな国家資格を持っています。それに対して医療事務は特別な資格が必要ではありません。多くの医療事務資格がありますが国家資...
病院の受付時間を延長したけど収益は変わらない。仕事時間が増えるだけ。
患者数の削減を食い止めるために病院の受付時間を延長したら良いのではないか。と言うアホみたいな話が会議で出たらしく結果的に夕方診療がスタートしました。受付時間が夜間まで延長。最初、経営会議だか理事会で受付時間延長の話が出ていると聞いた時に「これはまずいな」と感じました。そもそもの議論は外来患者...