病院で働いていると役所と連携をする機会があります。
保険証などの基本的なところから、消防などの防災関連や食中毒や結核など保健所関係など多岐に渡ります。
全部の公務員が悪いなんて思いませんが、先日やりとりした件はとても非効率的なものでしたのでここに書いておきます。
個人的にはムダだなー。
仕事の方法を考えたら良いのに！
なんて考えたりもしました。
まぁ、ほかの会社の事務作業方法なんて知らんけどね。税金が正しく使われてくれれば良いのだけど。
今日は公務員の仕事方法が生産性のカケラも無かったと言う話です。
簡単に書いてしまうと反面教師にしてさっさと帰りましょう。って話です。
役所からのアンケート調査依頼の回収方法について
簡単に概要を書くと
- 役所からアンケート調査の依頼がメールでありました
- 役所お得意の開封パスワード別メールです
- アンケートはワードで作成してありました
- 項目数はそれなりに多かったです。１〜４の選択方式
- 記載後FAXで返送
- 内容について電話で問い合わせがある
こんな感じです。
今回は酷かったですが、多くが似たようなものです。
これで公務員側は郵送での依頼をメールにしたことで経費削減しました。とか言うんですよ。
それでは一つ一つ書いておきましょう。
開封パスワードは無意味だよね。
今回はアンケート調査の依頼なんですよね。
保護する情報なんて何もありません。開封しても何も書かれていないアンケートなので…。
役所のメールソフトの仕様なのかもしれませんね。
それなら。『なぜこれって変じゃない？』と誰も言わないのでしょうか。それは公務員だからですね。生産性なんて考える必要がないから。
そもそも別メールで送ることでセキュリティーが高まるのか？という疑問もありますね。
パスワードは別メールとググったらITメディアの記事がトップにありました。
以下リンク貼っておきます。
選択式のアンケートをワードで作成する必要性はなんだろう
文章系のアンケートならワードでも良いのかもしれませんが、今回のアンケートは選択式でした。集計することを考えればエクセルの方が圧倒的に便利です。
どんな理由があるのかぼくにはわかりませんでした。
これも役所のルールがあるのかもしれませんね。「民間企業へ提出するアンケートはワードで作成するに限る」みたいなもの。
もしくは役所のオフィスソフトはワードしか使用できないのかもしれません。
紙出力してFAXで返送するなんて間違っている。
最初は何にも書いていないアンケートを別メールでパスワードつけて送るのに記載後はFAXで送信。
これは意味不明です。擁護できない。内容的にはFAXでも問題ないものですが…
そして！FAXを受け取った役所の職員が手作業で集計するんですよ。
FAXで回収しているのですからね。
ぼくなら考えただけでも嫌です。多くの医療機関から送られてくるFAX紙を一つ一つ確認しながら集計するなんて！そのコストはどう考えているの？
紙はいつまで保管する必要があるの？
あーどうしましょ。
極めつけはコレ。電話で内容確認をしてくる。
仕事中に利益にならないことに時間を割かれるのはムダでしかないと思う派です。
これまでの流れだけでも多くの文句を言いたかったけど最後の最後は電話での確認です。
アンケートに書いたよ！！
これも役所のルールなのかもしれませんね。
「FAXで受け取った内容については電話で確認すること」
こんなことをしていたらいくら人を増やしても問題は解決しません
ぼくは民間企業なのでどうしても利益が必要になってきます。
病院といえど利益を生まないとやって行くことはできません。なので最小限の工数で最大限の結果・利益が出るようにしないといけません。
コスト面でも健康面でも残業は減らして行くべきだし、働いた分以上の結果は出して欲しい。長時間残業は良いことなんて一つもありませんからね。
人が倍に増えても生産性は倍になりません。
工場などのブルーワーカーであれば仕事量が多くなれば人を増やして対応すれば少しは対応できます。でもこれには「やるべきこと」が明確になっている場合で一定の条件があります。
いきなり人数だけ集めても無駄な人員がいるだけになってしまいます。これは事務作業でも同じことが言えます。そもそも最近は人が集まりませんからね。
作業フローが固まっていない状態で忙しいからと言って人を増やしても根本的な問題解決にはなりません
本日のまとめ
人は成長の為にはある程度の負荷は必要です。バットは振らないとヒットは生まれません。
本当は自発的にバットを振り、筋トレを行える人がベストなんですが、そんな人はなかなかいませんからねぇ。なので上に立つ人は最適なスピードで成長できるように導いてあげる必要があります。
まずは何が問題なのか。本当に必要なのは増員なのか。考えていく必要があります。
一つ一つは小さい事かもしれませんが結果としては大きな差になってきます。スピード感は大事です。ムダなことはドンドン減らしてスリムな体制を作っていきましょう。
