医療事務のエクセル能力が低くてびっくりした話です。
医療事務に限らず多くの医療機関で働く人の多くは全体的にパソコンスキルが低いです。全員がパソコンスキルが低いとは言いませんが高い事務員はとても少ないでしょう。
業務でエクセルを使うことは結構ありますね。事務系の仕事をしている人はエクセルやワードのオフィスソフトを使用します。
新卒で仕事をスタートさせてからずっとエクセルを使用しています。エクセルやワードなどのオフィスソフトを使用しない職場はないでしょう。みんな使うものです。
とある仕事の引継で発覚したのですが、前任者エクセルスキルが低くてびっくりしました。冗談言ってるのかと思いました。
なので今日はそんな医療事務のエクセルについて書いておきます。
医療事務のエクセル能力が低くてびっくりした話。
医療事務の通常業務に慣れてきてので会計業務が追加されました。仕事はなぜかどんどん増えて行きますね。会計業務の仕事は多岐に渡りますが担当は現金収入とクレジット収入です。
病院の収入は大きく分けて2つになります。
- 診療報酬から得られるもの
- 患者さんの窓口負担で支払うもの
この二つです。
その中で窓口でやりとりする金額の取りまとめの仕事です。現金の金額とデータの金額に差異がないか確認したりする業務です。クレジットカードは1ヶ月に1回金額を集計して確認及びクレジット会社に支払金額をまとめる仕事があります。月次処理。
その集計業務を行うときに
前月分のクレジットデータを集計するから時間がかかるよ
と言われていましたのでそれなりに覚悟をして引き継ぎのメモを取る準備をしていました。
また、
毎月２時間くらいかかるけど最初だから３時間はかかるかな
とも言われました。
３時間！！！！
クレジットデータの集計恐るべし！！！！！
って思ってました。
業務内容をザックリ書くとエクセルで前月分のクレジットデータを出力。その後、集計・加工を行い会議資料などに使用します。
一番ビックリしたのはエクセルなのに全部手計算で作業をしていたことです…。電卓が速い(p_q*)ｼｸｼｸ
月次処理として1ヶ月分のクレジット金額なので結構な桁数の数字を電卓でパチパチやるので時間が必要でした。
先輩が言っていることは間違いではありません。
同じ結果を出すための方法はたくさんあります。同じことを同じようにやる必要はないですね。
1ヶ月分のクレジットデータが表示されているエクセルの「JCBだけ黄色にして」と言われたので素直にJCBだけ黄色にしました。
ひとつひとつのセルに対しカーソルを合わせて黄色に変更するとメチャクチャ時間が必要ですがフィルタでJCBだけ選択すれば一瞬で終わりです。時間にして10秒です。
当たり前ですが。
エクセルの基本的なことを知っている人なら基本的な操作方法です。
しかし、とても驚いた顔をしていました。
しかもフィルタをかければ合計数も出てきます。本当はこの後、色塗りしたJCBの場所を電卓で打って行く予定だったそうです。
ぼくにとっては電卓を打つという行為にビックリだったわけですが‥。
エクセルの実力不足が原因で2時間も月次処理に時間がかかっていたのです。でもね、この先輩の能力が低いのではなく、他のスタッフも似たような実力なのです。
病院の事務職のレベルはこんなものなのかもしれません。
同じことを同じように繰り返すという愚行
他にも月次処理の集計業務がありましたが似たような作業を繰り返した結果、3時間を予定してた業務が30分で終わりました。すごい時間短縮です。次月以降はもっと短縮できるでしょう。
今日のテーマになりますが、エクセルの知識が「たまたま」あったからこの時間短縮が可能だったのでしょうか。
では、ぼくにエクセルの知識があったのかを考えてください。
それは
仕事でエクセルを使うので勉強したからです。
最初から知識があったり上手な人はいません。時間をかけて勉強して練習したから上手になったのです。素振りをしないでホームランを打てるバッターはいません。
以前の会社でエクセルに関する知識が全くなく仕事に支障がありました。残業反対派なので事務作業の効率が悪いのがイヤでした。
エクセルさえ早ければ無駄な残業をする必要がない。と考えたので基本的な操作方法や関数などを知りたくてマイクロソフトの資格を取得しました。「はじめてのエクセル」「仕事で使える関数」みたいな簡単な本をひたすら読み込んで勉強しました。
その結果、エクセルが楽しくなりマクロ資格（エクセルVBA）まで取得しましたがこれは不要でした。
正確には不要ではないのですが、自分しかわからないエクセルマクロを組んでも自分がいなくなった時に困らせてしまうのは本末転倒です。
職場のレベルに合わせてマニュアルの正解は変わってきます。
仕事において自分しかできない業務は極力減らす必要があります。
効率を上げるために出来ることはたくさんあります。今の方法より良い方法があります。今回の業務に限って言えば、生産性は引継ぎ者より自分の方が圧倒的に高い事になります。
まだまだ、変な手作業が多く残っているので日々改善していきます。
本日のまとめ
一般企業では基本スキルと考えられているものが医療機関では高度スキルとして重宝されています。ぼく程度のパソコンスキルは同僚の中にも普通にいました。
どこまで職場のITスキルやリテラシーを高めるのが正解なのかはスタッフレベルによって大きく変わってきます。
しかし、世の中の会社員と市場で考えてみたらもう少し頑張らないといけないんじゃない？となったのも事実です。
お互いに頑張りましょう。
