医療事務のエクセル。まわりの能力が低くてびっくりしました。

医療事務の働き方

医療事務のエクセル能力が低くてびっくりした話です。しかもみんな低いのです。会計業務の中でエクセルって多く使う場面がでます。

会計に限らず事務系の仕事をしている人はエクセルは多く使いますよね?

ぼくは新卒で仕事をスタートさせてからずっとエクセルを使用しています。普通の事務職でエクセルを使用しない職場はあまりないでしょう。みんな使う。

会計業務の引継ぎ中に発覚したのですが、前任者エクセルスキルが低くて本当にびっくりしました。引継ぎ中に冗談言ってるのかと思いましたよ。

なので今日はそんな医療事務のエクセルについて書いてみたいと思います。

医療事務のエクセル能力が低くてびっくりした話。

医療事務の通常業務に慣れてきた頃に新規業務として会計業務が追加されることになりました。会計業務は多くの仕事があるのですが最初に任されたのが現金収入とクレジット収入に関する業務です。

病院の収入は診療報酬から得られるものと患者さんの窓口負担で支払うものから成り立っています。その中で窓口でやりとりする金額の取りまとめの仕事です。

現金の金額とデータの金額に差異がないか確認したりする業務です。

そんな中で、クレジットカードは1ヶ月に1回金額を集計して確認及びクレジット会社に支払金額をまとめる仕事があります。

その集計業務を行うときに

前月分のクレジットデータを集計するから時間がかかるよ

と言われていましたのでそれなりに覚悟をして引き継ぎのメモを取る準備をしていました。

また、

毎月2時間くらいかかるけど最初だから3時間はかかるかな

とも言われました。

ほんの
ほんの

3時間!!!!

クレジットデータの集計恐るべし!!!!!

って思ってました。

文字にして書くのは難しいんですが、

エクセルで前月分のクレジットデータとして一覧で出てきます。それを集計していろいろなデータを作ります。

これを、エクセルなのに全部手計算でやってました…。電卓打つの速いです(p_q*)シクシク

結構な桁数の数字を電卓でパチパチやるもんですからそりゃ時間が必要でした。

先輩が言っていることは間違いではありません。

同じ結果を出すための方法はたくさんあります。同じことを同じようにやる必要はないですね。

1ヶ月分のクレジットデータが表示されているエクセルの「JCBだけ黄色にして」と言われたので素直にJCBだけ黄色にしました。

ひとつひとつのセルに対しカーソルを合わせて黄色に変更するとメチャクチャ時間が必要ですが、フィルタでJCBだけ選択すれば一瞬で終わりです。時間にして10秒です。

当たり前ですが。

エクセルの基本的なことを知っている人ならなんてことない操作方法です。

しかし、とても驚いた顔をしていました

しかもフィルタをかければ合計数も出てきます。本当はこの後、色塗りしたJCBの場所を電卓で打って行く予定だったそうです。

自分にとってはその電卓を打つという行為が「マジで?」となります。

でもそれくらいエクセルの実力がない人が会計業務を行っていたのです。問題なのはこの先輩が特別能力が低いのではなくてみんな似たような実力なのです。

地元の中規模病院の事務職のレベルはこんなものなのかもしれません。

同じことを繰り返すという愚行

他にもいろいろな集計業務がありましたが似たようなことを繰り返した結果、3時間を予定してた業務が30分で終わりましたすごい時間短縮です。慣れてくればもっと短縮できるでしょう。

ぼくにエクセルの知識が「たまたま」あったから良かったのでしょうか?ではなぜ、ぼくにエクセルの知識があったのかを考えてください。

 

ほんの
ほんの

仕事でエクセルを使うので勉強したからです。

どんなことでも最初から知識があったり上手な人はいません。みんな時間をかけて勉強して練習したから上手になったのです。

素振りをしないでホームランを打てるバッターはいません。

22歳くらいの時に新卒で入職した時にエクセルに関する知識が全くなくて仕事に支障がありました。ばくは残業なんてしたくない派なので事務作業の効率が悪いことがイヤでした。

エクセルさえ早ければ無駄な残業をする必要がないです。なので基本的な操作方法や関数などを知りたくてマイクロソフトの資格を取得。

「はじめてのエクセル」「仕事で使える関数」みたいな本をひたすら読み込んで勉強しました。またパソコン教室にも2か月くらい通って勉強しました。

調子からエクセルの知識がつくので楽しくなってきて調子にのってマクロ資格(エクセルVBA)まで取得しましたがこれは不要でしたね。

正確には不要ではないのですが、まわりから重宝されて自分の仕事がおろそかになりました。また自分しかできないことを多くやりすぎるといつまでも自分で管理し続ける必要があります。

ほんの
ほんの

仕事において自分しかできない業務は極力減らす必要があります。

効率を上げるために出来る事ってたくさんあります。今の方法より良い方法があります。今回の業務に限って言えば、生産性は引継ぎ者より自分の方が圧倒的に高い事になります。

まだまだ、変な手作業が多く残っているので日々改善していきます。

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