医療事務はまだまだ長時間残業で大変な職場も多いです。
ぼくも入職した当時は残業時間が多かったです。平均で30時間くらい。
多い人だと50時間くらい残業をしていました。
しかも、これはあくまで申請していた残業時間です。実際はもっと多くの時間になるでしょう。
ぼくは残業反対派なので無駄な仕事はやめよう！効率良く仕事をしよう！どうしたら早く帰れるか考えよう！と常に考えています。
経験年数が上がるタイミングで勤務表の作成担当になり様々な工夫をした結果、残業時間が大きく減少しました。
なので、今日は医事課の残業時間を30％減少させたシフト表の作成方法について書いておきたいと思います。
まず結論。大事なのは考える事。それだけ。
これしかない。自分が働いている職場のちょっと未来を考えます。どんなチームにしたいのか。どんな風に動いたら良いのか。それをシミレーションします。
言い換えればゲームみたいなもんです。
自分が作成したシフト表で業務がうまく回るか考える。交代がうまくいかなかったり、新人の成長具合も想像する必要があります。
期待通り成長せずに受付立たせてしまうとパニックになったり混乱したりします。そんな時は自分の負けです。逆にうまくいったときは勝ちです。ゲームクリア。
最初からいきなり上手くいきません。何回も失敗をしてもいいので、大事なのは現状に満足することなく改善し続ける事。考え続ける事。それだけ。
最初は適当に作成しました。注意したのは早めに作成する事だけ。
シフト作成業務になった理由。
いきなりシフト作成の業務が出来たわけではなく、当然、他の人が担当していました。その前任者からの業務移管になります。
特段の引き継ぎもなく担当することになったので最初は何もわからなかったです。なので適当に作りました。前任者の問題点だけは改善しよう。と考えただけです。
前任者の問題点は
- 作成が遅い（当日の朝になってもシフト表が完成していない）
- バランスが悪い（人によって仕事量に差がありすぎる）
みたいな感じです。
どんなに遅くとも2週間分は作成するようにしました。そうする事で各自のスケジュール調整が容易になり無駄な残業が減ります。
前任者の方法だと、当日に何を行うかわからない。もちろん明日もわからない。なので目の前の仕事は残業して終わらせよう。と、なります。
業務量のバランスを踏まえて仕事量の均一化。
前任者の問題点の2つ目です。業務量のバランスが悪かったです。
受付に1日立っている人もいれば午後は何もやることがないフリーになっている人がいたり。と業務量のバランスが悪い。
「なんで、あたしは１日受付に立っているのにあんたは午後フリーなのよ。」
みたいな、会話がよく聞こえてました。
過度な業務量の差は不平不満を生みますので良いことありません。
なので、1日を5分割にして各自の業務割振りを均一化することにしました。そして数値で「みんな同じくらい受付に立っているよ」とわかるようにして不平不満を減らすようにしました。
1日8時間勤務ならこんな感じに5分割
- 午前A 8時～10時
- 午前B 10時～12時
- 昼休み 12時～13時
- 午後A 13時～15時
- 午後B 15時～17時
出勤人員から必要人員を差し引くと一人当たり6時間くらいで業務が回せる事がわかりました。なので1人当たり2時間程度は自分の時間が持てる計算になります。
「勤務表」「シフト表」事前に作成することで残業させない仕組みを作る
「勤務表」「シフト表」作成するといっても全員の業務量を把握しているわけではありません。
各自で繁忙期には差があります。月末に忙しい人もいれば、15日ごろが忙しい人もいます。勤務表やシフト表を早めに作成することで各自で調整してもらうようにしています。
「あたし来週忙しいから今週4時間代わりに受付に立つよ。だから来週4時間フリーの時間を多くして。」みたいなことをしています。
そうすることで、残業させない仕組みを作っています。
また、業務配分を考える癖をつけるように教育しています。年齢に関係なくスケジュールの調整ができない人っています。
2週間も前から「勤務表」「シフト表」が作成してあるのに、当日になって「忙しい」とかいう人、必ずいます。
そうゆう人は否応なしに「仕事ができない人」です。担当業務も減るし給料も減ります。
シフト表の不都合がある場所を減らす。
働いている職場によって悩みはたくさんあると思います。ぼくが働いている病院なら
- 計算業務から会計業務は交代に時間がかかる
- カルテから2人同時に受付になると事務所の電話番が一時的に不足する
- 会計を2人同時に交代させると患者さんを待たせる
みたいなものがあります。
細かな問題点まで含めて一つ一つ消し込んでいきました。
中にはAと言う問題点を解決したらBと言う問題点が発生した。なんてことも良くあります。そんな時はどちらが良いのか考える。もしくは他の解決策を考えるです。
改善を繰り返す事で、スマートなシフト表が日々完成していきます。そうすることである程度のパターンが出来上がってきます。
朝は受付1だったから次はカルテ。午後は会計。のような感じです。
野球で言う必勝パターンのようなものです。7回で勝ち越したら8回は中継ぎ9回は抑え。みんな理解しています。パターンが出来ると体も覚えるのでラクになります。
もう一つパターンが出来ることで良いことがあります。
それは、自分がシフト表を作成しなくてもOKになってくると言う事です。ルールが決まっているので誰が作ってもある程度同じものが作成されます。
徹底的に残業の可能性を排除する（番外編）
最後は番外編になります。シフト表とは関係ないのですが残業を減らすための方法です。
2週間分の「勤務表」と「シフト表」が作成してあり、「みんな同じ」だけ受付に立つようにしたら、人の能力の差が出てきます。
定例業務以外の仕事をフリーの時間に行うのですが、そこで残業する人（チーム）と残業しない人（チーム）が出てきます。
もちろん各自で持っている業務量に差がありますので完全に均一化するのは難しいかもしれません。でもね、中には「生活残業」している人もいますので、そんな人を洗い出すには良い方法です。
「Aさんは先月30時間残業しているけどどうしたら15時間になる？」と聞いて「○○と□□と△△に時間がかかるんです」となったら「○○はBさんに振りますので様子見ましょう」みたいな事を毎月行います。
翌月「Aさんは□□と△△の業務になりましたが残業が25時間でした。あまり減ってません。」と問うと「△△が大変だ」となるので「△△はCさんに振ります」
翌々月、Aさんは□□の業務になりましたが残業が23時間でした。評価Cですね。
逆のパターンでたくさん業務を振っても残業しない人もいます。生産性の圧倒的な違いです。評価Aは当然です。ある程度の数字で高止まりしている人もいますけど。
最後にまとめ
ここまで、いろいろ書きましたが大事なのはちゃんと考えることです。その日その日のシミレーションをしっかりと行う事。それ以外はありません。職場には「10の力を持つ人」と「5の人」「2の人」いろんな人がいます。それのパズルのように組み立てるのです。
まだまだ改良中です。もう少し良いものができそうな気がしてます。
- 不平不満が生まれないように「みんな同じだよ」とわかる仕組みを作る。数値化する。
- 「勤務表」「シフト表」は早め作成し各自がスケジュール調整できるようにする。そして、時間配分に臨機応変に対応する。
- シフト表の不都合や問題点洗い出す。そして毎月改善していく。
- 気まぐれや自分の頭で作成しない。パターンやルールを作成することで、作成時間の大幅な短縮と他の人が作成できるようになる。
- 個人の担当業務を整理する。無理な人に無理をさせない（番外編）
