診療報酬改定に伴うシステム更新作業。レセプトに間に合わせよう。

システム更新作業医療事務的コラム
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診療報酬改定の準備はいかかでしょうか?

ぼくはシステム更新の準備をIT部門の人と一緒にやっています。診療報酬改定があると医事会計システムのマスタを変更が必要になります。

働いている病院の医事会計システムはマイナーな会社のシステムを導入しているのが原因なのでしょうか?それともお金をケチって最低限の保守契約なのか…。

なんにせよ診療報酬改定があったり料金が変更になった時にはどこかで誰かがコンピューターの設定をする必要があります。

ほんの
ほんの

他の病院ではどうやって対応しているのか知りたいですね。

そんなこんなで、診療報酬改定に伴いシステム更新をしている中であれこれと考えたことについてまとめて書いておきます。

医療事務員がシステム更新作業をする必要はないと考えているのだけれども

ぼくの働いている病院では事務員が中心となってシステム更新を行っています。

IT部門があるのに不思議ですね!!

IT部門は別の仕事がたくさんありとても忙しいので医事課で必要な医事会計システムや介護施設で必要な介護レセプトシステムはそれぞれの事務スタッフが対応なのです。

なので、診療報酬改定でも事務員でシステム更新を行います。

マスタの整備や他システムの連携などなど…。細かい事は書ききれませんが大変でした。

すごーく簡単に書くと!!

マスタを3つ持っていてそれぞれを連携が必要です。

診療報酬改定があるたびにしっかりと更新作業を行っていれば良かったのですが、前任者がよくわからないまま頑張っていたみたいなので歪なシステムとなっていました。

パソコン苦手な人がシステム管理とか任されるのは本人も大変だったでしょうね。かわにそうに。医療事務でもパソコンに関する知識はあったほうがいいですよね。

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IT部門があるのになんで事務員がマスタ整備をするんだろう?

ぼくが働いている病院はここ10年くらいの間に組織が急激に大きくなりました。組織が大きくなるにつれて部署も増えますし人数も増えます。

でも、組織が急激に大きくなると業務の最適化がなかなかできないんですよね。

本来であれば事務責任者の事務部長みたいな人が仕切ってあれこれとやる必要があったんですけどそうも言っていられない状況だったみたいです。

なので、スタッフの担当業務がバラバラだったりダブっていたりする箇所が多々あります。

ぼくは今後数年でこの部分の切り分けして貼り直しの作業をやってみたいです。

例えば現在、医事課で不要だと考えている業務は

  • 会計
  • レセプトシステム
  • 苦情処理
  • 郵便
  • 設備

などがあります。総務課や経理課や環境課があるんだから医事課でやる必要はないですよね。ITシステム課や地域連携なんて部署もあります。

その逆もあります。総務課なのに地域連携の一部を行なっていたり、相談員がイベントの取りまとめを行なっていたりします。

昔の事務部門が「総務課」と「医事課」しかない時代の名残かもしれませんね。

いきなり組織の仕事編成を大きく変えることはできませんのでゆっくりやっていくしかありませんね。

組織において仕事を作り出すことは簡単ですね。

ちょっと時間はかかるかもしれませんが組織の業務分担変更に挑戦してみます。

これは簡単ではありませんが、業務改善につながります。医事課の中でも不要な仕事がある一方で他部署でも同じように考える仕事があります。

それぞれの問題点を洗い出し組み立て直す作業になります。

仕事の総数は減ることはありませんがテトリスのように細かい隙間があるので整理することで同じ人員でも仕事の生産性が大きく上がるハズです。

病院の上層部だって各部署の担当業務に無理があるのは知っています。

でも、誰も何も言わないし、行動もしない。無理はきているけど組織はまわっている。それなりに利益も出ているので無理に変化させる必要性も感じないのでしょう。

山口義宏@インサイトフォースさんの言葉を紹介しときます。

本日のまとめ

次の診療報酬改定では医事課の人間がシステム更新なんてやる必要がないと感じましたので、IT課のシステム部門に引き継ぎを行いました。

もともと医事課の人間よりもパソコンには詳しいので簡単にやってくれるでしょう。むしろぼくよりもいい仕事を早く行えるはずなんですよね。

そうやって得意な人が仕事をやって行くことで効率化が進んで残業が減って行くように考えて行きたいと思います。

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